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ネットショップ店長の1日の仕事の流れ

ネットショップを開業する前の皆さんにとって
ネットショップ運営の仕事の流れのイメージが湧かない方も多いと思います。
一般的な売れているネットショップの店長の1日を通して
何をしなければならないのか、何を事前に準備しなければならないのかを
知ることができます。

ネットショップ店長の1日の仕事の流れ

注文が入る(メール確認)

朝、ネットショップのパソコンの電源を入れて
メールのソフトを立ち上げ注文のメールを受信します。
ここから、ネットショップ店長の1日がスタートします。
受注のメールの他にも・・・お問合せのメールや
日時指定の変更依頼や返品、交換、クレームなどのお客様からのメールが届きます。
それ以外にも、他のお店のメルマガや情報収集のためのメルマガ、
スパムメール、営業メール等本当にいろんなメールが来ます。
メールのソフトの振分け機能などを使って工夫する必要があります。

メール対応(注文の方への返信)

受信した注文メールに対応します。
● 注文内容の確認メールを送る(サンクスメール)
● 在庫のある商品に関しては発送日のご連絡メールを送る
● (銀行振込みの場合等)入金確認しましたメールを送る
● 発送しましたメールを送る
など、一次対応をします。

その他のメールへの返信

新規の注文メールの他にも様々なメールがお客様から届きます。
そのメールへの対応、返信作業をします。
● お問い合わせ →→→  返信メールを送る、
クレームやメールでは説明しにくい内容など場合によっては電話対応をします。
● 日時指定の変更依頼の場合 →→→  宅配便の送り状変更します。
● 支払い方法の変更依頼の場合 →→→  支払い方法を返信します。
● 返品依頼の場合 →→→  返品条件を確認して返信、返金処理をする
● 交換依頼の場合 →→→  内容を確認して返信、交換商品の在庫確認と
差額が発生する場合にもらい過ぎは返金、足りない場合は請求処理をします。
● クレーム→内容を確認し二次クレームにならないように対応します。
あたふたしないための事前策として、受注管理ソフト、お問合せ管理ソフトなどもあります。
⇒ ポイント!受注管理ソフトは、ステータス(対応状況)を管理できるから便利です。

その他のメールへの返信について

1人店長の場合、お客様対応を優先させるため
朝1で確認した優先順の低いその他メールに対して、
お返事出来るのは夕方過ぎ、出荷がひと段落した後になるかもしれません。

在庫の確認をする

洋服
注文メールを受け取り、受注をしたら、まずは在庫を確認します。
● 自社に置いてある在庫はあるのか確認します。
● もし直送品なら仕入先に在庫を確認します。

⇒ もしも、欠品していて在庫が無かった場合には、

● 取寄せにどのくらいの日数かかるか、納期の確認を仕入先に確認します。
● そして発注する、もしくは発注見込み数を仮発注します。
※仮発注=在庫を一旦押さえてもらうけど、キャンセルが可能。
(仕入先によって異なります)

取扱い品目が多いと在庫管理も大変です。

はじめのうちは、できるだけ品目を抑えるのも方法です
納期や発送日をお客様に連絡します。
⇒ 欠品していてすぐに発送ができない場合には、
ここで、購入の最終的な意思確認をとります。

 入金確認をする

決済の種類によって、処理方法異なります。

(1) 代金引換

⇒すぐに、発送準備にとりかかれ 入金も確実、しかも早い。

(2) コンビニ払い

⇒自動化されており、管理画面で確認が可能。
※ コンビニ後払いの場合は、事前に与信をします。

(3)クレジットカード払い

⇒ 入金確認(管理画面で確認)をします。
※オーソリNG(限度額いっぱい等で使えないなどの)場合は
他の支払い方法へ変更依頼のメール連絡をします。

(4)銀行振込み(前払い)

⇒ 一番手軽に始められます。
注文金額と振込名義が合っているのか消込み作業をします。
注文者は奥様で振込名義が旦那さんという場合もあり銀行入金チェックは地味に面倒です。

仕入れた商品の荷受け、検品、入庫作業

自社で在庫を持つときには、
発注した商品を受け取る作業の荷受け・入庫の作業が生じます。
商品を受け取った後に、
● 仕入で発注した数とあっているか?の確認
● 不良品はないか?の検品
きちんと発注した商品と在庫が合っているのか、不良品が無いか確認します。
後になって連絡しても(対応してもらえない)なのが一般的です。
メーカーによってはすぐに在庫が無くなる場合もありますので
届いたらすぐに確認します。

棚入れ

在庫管理は重要です。
複数店舗を運営の場合は特にしっかりと!
(倉庫は丸ごとアウトソーシングもできます。)

 出荷作業(梱包)

発送
売れた商品の発送作業をします。
送料だけに目が行きがちですが、箱や梱包材は意外と高いし、管理場所もとります。
(宅配業者が無料で提供している梱包袋を利用するのも方法です)

梱包にどのくらい時間がかかるのかな?

例えば、1件梱包するのに5分かかっていたら?
… 1時間で1人で梱包できるのは、10個前後が限界。
… ということは、1日の限界は?? 何時間作業しなきゃならない?
… 人増やす?人件費とくらべてどうかな?

出荷にはタイムリミットがあります

出荷作業は、宅配が集荷に来るまでの時間に終わらせないといけません!
宅配業者が近ければ、営業時間ギリギリまでに直接持込むという裏ワザも
⇒ 出荷限界が、売上げの限界になりかねない
これが大変だったら、出荷作業はアウトソーシングもできます。
これで、ネットショップ店長の1日が終わります。
意外と多いですよね。

毎日する作業ではないですが、他にも仕事があります。

商品を見つける、情報収集

● どんな商品が流行ってるのか色々な他社ネットショップのサイトでチェック
● 楽天市場などランキングページで売れ筋をチェックする
● 話題になっている商品はどんなものか?をチェック。
● その商品がどこで仕入れられるかなど確認する
● ホームページで探したり、資料請求したりしておく。

商品ページ、特集ページ作成・更新

更新作業

ネットショップのお店作り

● ネットショップの更新作業も必須のお仕事です。
● 商品ページ作成や商品ページの作りこみ
● 店長ブログ更新
● FacebookページやTwitterなどのソーシャル・メディアへの投稿
● クリスマス特集などの季節特集や送料無料商品、訳ありなどの特集ページ作成
※ 売れているネットショップは、商品ページの作りこみ、特集ページ作成は必須です。

ここまで見てくると 「うわ~ ネットショップの運営って大変」と
思われる方もいると思います。
ただ、ネットショップの運営はショッピングカートの中に受注管理が付いていたり
注文データをエクスポート(ダウンロード)して、佐川急便やクロネコヤマトなどの配送業者提供の
送り状印刷ソフトにインポート(データを入れる)することができたりと
自動化されていますので、慣れれば大丈夫ですよ。
それに売れてくれば、最初は一人店長であっても、スタッフも雇うことになります。

何をしなければならないかを知ることで、作業を効率化する必要性が見えてきます。